經理人月刊 1月號/2024 第230期

推翻效率迷思，人生更有餘裕
反轉時間管理

你是會寫每日待辦清單、安排行事曆的人嗎？你覺得這麼做，會讓你更有效率嗎？
即便大多數工作者都試著「管理」時間，但還是有許多人認為時間永遠不夠用，就算精密計算時間、完成更多的事，卻失去了充實的人際關係、內心平靜與生活平衡，甚至感受不到自信與快樂。
說到底，時間可以被管理嗎？為什麼時間管理似乎讓人的身心靈感覺更忙碌了？

你根本管理不了時間

上帝是公平的，人無論天生貧富愚智強弱，一天都只有24小時。在談及時間管理的議題時，我們都曾經以不同的形式，接收過類似的概念。這句話乍聽之下有點勵志，仔細一想其實意義不大。從出生以來，時間就伴隨而來，它是免費的，我們不用努力就可以得到，唯一的差別只在於存活世間的長短。所以，重點應該擺在思考，「即使我擁有和全世界人一樣的每日時間長度，然後呢？」
我們總以為自己可以「管理」時間，爭分奪秒的結果，時間沒變多，也沒變少。你可以把時間用在所謂的高品質、最重要，有意義的人事物上，也可以恰恰相反，時間還是時間，何來質量之別？說穿了，我們能管理的從來不是時間，而是在時時刻刻裡決定做什麼、不做什麼。用時間來解釋機會成本的概念，再清楚不過。你當下做了A事，就沒辦法做B事，而做A事的成本，得加上你沒做B事可能獲得的報酬。

說到這裡，在時間管理技能的洗腦下，連我都想自打嘴巴：我可以一心多用、多工（multitasking）啊，成功人士都是這樣倍增時間的。我確實可以邊開會邊寫文章，但是我對議程的理解和文章的品質，都不會達到最佳狀態，而且時間量也沒有翻倍。
因此，根本不存在所謂的時間「管理」，只有時間「配置」。這不是文字遊戲，因為你根本管不動時間，你只可以管理自己。無論是一分鐘、一小時或一天，都有物理限制，不管你原本打算塞進去再多事情，或最終一事無成，時間到了，就是時間到了。

在《刻意拖延》（暫譯，英文書名為《Procrastinate on Purpose》）這本書裡，作者羅利．瓦登（Rory Vaden）提到，我們總是想做很多事，把事情做很快，帶來的卻是像倉鼠跑滾輪或雜耍拋接的忙碌狀態，追趕著我們自己拋給自己的一件件沒完沒了的事。
他主張把時間用在「投資未來」的人事物上。書裡舉了一個「30倍法則」的例子：假設你完成某件事需要5分鐘，你應該花150分鐘（5X30），指導同事完成它，因為以一年250個工作日來算，原本你一年花在那件事的時間是1250分鐘。
關於時間，人類有很多充滿矛盾的心理機制：總喜歡把2、3個月暑假作業花一天完成；死線（deadline）有壓力卻很管用；一封email可以寫一天，也可以一分鐘寫完或找人寫（帕金森法則）；明知道未雨綢繆很重要，卻只顧得到眼前。
分分秒秒的積累，構成了一生。有時候，我們可以分秒必爭，用番茄鐘讓自己專心當下；有時候，我們必須從長計議，以終為始，避免自己虛度了此時此刻的光陰，蹉跎了或短或長的人生。